MeetingRoomPolicy

MEETING ROOM POLICY

Finney County Public Library offers the Finnup Room and the Hutchison Room for use by the public during the library's regular hours of operation.

Meeting Room Availability

Library related activities will be given priority in scheduling. All other scheduling is done on a first come first serve basis.

The meeting rooms are available without cost to organized non-profit associations, tax-supported institutions and government entities engaged in educational, civic, cultural, intellectual and charitable activities. The meeting rooms are available for use by the for-profit entities at the following rates:

Hutchison Room (capacity 47)

$15.00 (first 3 hours); $2.00 for each additional hour

Finnup Room (w/ kitchenette, capacity 35) $20.00 (first 3 hours); $2.00 for each additional hour

Permission to use a library meeting room does not in any way constitute an endorsement by the library of that group’s policies or beliefs, and no claim to that effect nor may claim to library sponsorship be used in advertising.

The library’s meeting rooms must be left by the occupants in the same physical condition as they were before a scheduled meeting or event begins.

The Finney County Public Library meeting rooms are not available for groups promoting religious beliefs.

The library Director and the Board of Trustees reserve the right to cancel any meeting if conditions or situations warrant that action.

RULES OF USE

Arrangement for the use of a meeting room must be made in advance by a representative of the group or person requesting the room.

Occupants may not exceed stated capacity for the meeting rooms: Hutchison Room = 47; Finnup Room = 35.

A signed agreement identifying the responsible party, the fees to be paid (if any), date of use, number of expected attendees and requested library equipment must be on file at the library before the scheduled event takes place. All fees must be paid in advance of the scheduled event.

An adult supervisor must be in attendance at all times to accept responsibility of the conduct of the group, the care of the facility and the equipment used. When the activity

involves minors, additional supervisors must be provided at the ratio of one (1) adult to every ten (10) minors.

Set-up and special arrangements are the responsibility of the user.

No tacks, nails or tape are to be placed on doors, walls or furniture.

Lighted candles or flames are not to be used within the meeting rooms.

The individual or group representative requesting the meeting room must agree that the Finney County Public Library Board of Trustees and library staff are not responsible for any loss, damage, liability, cost and/or expense incurred during the use of the meeting room. Those using the facility must assume full responsibility for injury and are responsible for any damage to the premises, equipment and furnishings during the use of the room(s). The library provides no insurance to cover medical/dental expense, hospitalization or disability on individuals using the facility.

REGLAS DEL CUARTO DE REUNIONES

La Biblioteca Publica del Condado de Finney ofrece el Finnup Room y el Hutchison Room para uso del público dentro de las horas de operación regulares.

Disponibilidad del Cuarto de Reuniones

Actividades relacionadas con la biblioteca tendrán prioridad al ser reservadas. Todas las otras reservaciones se darán en la base de quien venga primero.

Los Cuartos de Reuniones son disponibles sin costo para asociaciones organizadas no lucrativas, instituciones apoyadas por impuesto y entidades gubernamentales que sean educacionales, cívicas, intelectuales o de actividades caritativas. Los cuartos de reunión son disponibles y uso para entidades no lucrativas por los siguientes precios.

Hutchison Room

$15.00 (las primeras 3 horas): $2.00 por cada hora adicional

Finnup Room

$20.00 (las primeras 3 horas): $2.00 por cada hora adicional

Permiso para usar uno de los cuartos de reunión de la biblioteca en ninguna manera quiere decir que la biblioteca endose las creencias o políticas del grupo, y no se debe hacer ninguna implicación a ese efecto, ni ninguna demanda de patrocino a la biblioteca deber ser usado en publicidad.

Los cuartos de reunión de la biblioteca deben ser dejados por los ocupantes en la misma condición física en la que estaban antes que la reunión o evento programado comenzara.

Los cuartos de reunión de la Biblioteca Publica del Condado de Finney no están disponibles para grupos promocionando creencias religiosas.

El/la director(a) de la biblioteca y el consejo de administradores reservan el derecho de cancelar cualquier reunión si las condiciones o situaciones requieren esa acción.

Reglas de Uso

Arreglos para uso del cuarto de reuniones deben ser hechos en avance por un representante del grupo o por la persona pidiendo el cuarto.

Los ocupantes no pueden exceder la capacidad del cuarto Hutchinson mas de 47 personas, y en el Finnup Room mas de 35 personas.

Un acuerdo firmado identificando la persona responsable, la cuota que se debe pagar si hay una, fecha de uso, numero de participantes que se esperan y equipo solicitado de la biblioteca debe estar en el archivo en la biblioteca antes que el evento programado comience. Todas las cuotas deben ser pagadas por adelantado antes del evento programado.

Un supervisor adulto debe estar ahí en todo tiempo para aceptar responsabilidad de la conducta del grupo, el cuidado del cuarto y del equipo usado. Cuando la actividad involucra a menores, supervisores adicionales deben ser proveídos a un cociente de un adulto por cada 10 menores.

Arreglos especiales en los cuartos son la responsabilidad de quien los use.

No se deben poner tachuelas, cinta adhesiva o clavos en las puertas, paredes o en los muebles.

No se deben usar velas encendidas o llamas adentro de los cuartos de reuniones.

El individuo o representante del grupo pidiendo el cuarto de reuniones debe estar de acuerdo de que la Junta de Administradores de la Biblioteca Publica del Condado de Finney ni los empleados son responsables por aluna perdida, daño, ni costo incurrido durante el uso del cuarto de reuniones. Esos usando el cuarto deben tomar responsabilidad completa por lesiones y son responsables de algún daño hecho al cuarto, equipo y/o muebles durante el uso del cuarto. La biblioteca no provee seguro para cubrir costos médicos o dentales, hospitalización o alguna inhabilidad en algún individuo usando el cuarto.